عند نقل مكتب أو تجديده أو تقليص مساحته، قد يحتاج الأثاث والسجلات والمعدات إلى مكان مؤقت. فقد تضطر إلى إخلاء المكتب القديم قبل أن يجهز الجديد. ويمكن لوحدة تخزين بإيجار شهري أن تحفظ ما يجب أن ينتظر إلى أن تعرف متى ستخرجه.
عند نقل المكتب، قد تضطر إلى إخلاء المقر القديم قبل اكتمال تركيب الأثاث أو توصيل الإنترنت أو أعمال التجهيز الأخرى في المقر الجديد. وتعود معظم الأغراض المخزنة إليه بمجرد أن يصبح جاهزاً.
أما التجديد فلا يغيّر العنوان، لكنه يتطلب إخلاء مساحة العمل. عندها يخرج الأثاث والمعدات واللافتات والسجلات المناسبة إلى مكان آخر حتى تنتهي الأعمال. وقد تعود كل هذه الأغراض إلى المكتب نفسه بعد ذلك.
وعند تقليص المساحة، لا يتسع المكتب الأصغر لكل شيء. ينتقل بعض الأثاث والمعدات مباشرة إلى المقر الجديد، بينما تبقى أغراض أخرى إلى أن تقرر بيعها أو التبرع بها أو إعادة تدويرها أو التخلص منها بالطريقة المناسبة.
حدد نوع التغيير قبل استئجار الوحدة. ينتهي التخزين عند النقل حين يجهز المكتب الجديد، وينتهي عند التجديد بانتهاء الأعمال. أما تقليص المساحة فيحتاج إلى موعد نهائي للقرارات المتبقية، وإلا قد يتحول الأثاث الزائد إلى فاتورة شهرية دائمة. اتفق مع الفريق من البداية على ما يجب أن يحدث قبل إفراغ الوحدة.
أعدّ قائمة واحدة قبل طلب عروض أسعار من شركات النقل أو التخزين. ثم ضع كل غرض في واحدة من أربع مجموعات:
المجموعة التي ستُخزن مؤقتاً هي وحدها التي تحدد المساحة المطلوبة. احصر هذه الأغراض وقِسها بدلاً من تقدير حجم المكتب كله. أعط كل قطعة أو صندوق رقماً، وسجل القسم والمحتويات والوجهة ومن سيتخذ القرار بشأنها.
استخدم قائمة مشتركة بين جميع الفرق. فعندما ينشئ كل قسم ملفاً منفصلاً، قد يُحسب الغرض مرتين أو يُنسى قرار مهم. وحدد أيضاً موعداً لمراجعة كل غرض مخزن، حتى لا تستمر القائمة في النمو بعد انتهاء النقل.
الانتقال إلى مكتب أصغر لا يغيّر السجلات التي يجب على الشركة الاحتفاظ بها. قبل إخلاء الرفوف، راجع المسؤولين عن الشؤون المالية وملفات الموظفين والعقود وبيانات العملاء. ثم قسّم السجلات إلى أربع مجموعات:
أبقِ الملفات الحالية مع الفريق الذي يستخدمها. ويمكن وضع السجلات الأقدم في جزء مخصص من الوحدة، داخل صناديق تحمل ملصقات واضحة، إذا كانت المساحة تناسبها ويستطيع الموظفون المصرح لهم الوصول إليها عند الحاجة. وتختلف مدة الاحتفاظ باختلاف نوع المستند وطبيعة العمل، لذلك اتبع جدول الشركة المعتمد واطلب مشورة مختصة حين لا تكون الإجابة واضحة.
حدد مسؤولاً وموعد مراجعة لكل صندوق سجلات. يجب أن يعرف القسم سبب الاحتفاظ به ومتى سيعيد النظر في القرار. واحتفظ بفهرس الصناديق خارج الوحدة حتى لا يضطر أحد إلى فتح عدة كراتين بحثاً عن ملف واحد.
شاحنة النقل لا تحدد عادة مدة استئجار الوحدة، بل يحددها آخر عمل لم يكتمل. وغالباً يكون واحداً مما يلي:
اطلب من المسؤول عن كل عمل أقرب موعد يتوقع الالتزام به. ابنِ خطة التخزين على أبعد هذه المواعيد، ثم أضف مهلة معقولة لأي تأخير. فإذا انتهى الإيجار مبكراً، قد تضطر إلى ترتيب عملية نقل أخرى في وقت قصير.
قارن التكلفة قبل أن تحجز مدة أطول بكثير من حاجتك المتوقعة. يتيح لك الإيجار الشهري إعادة النظر في موعد النهاية مع اكتمال كل عمل. عيّن شخصاً واحداً لمتابعة هذا الموعد ومدة الإشعار. ويحدّث هذا الشخص الخطة كلما تأخر أحد الأعمال، ويراجعها في اجتماع النقل الأسبوعي. لا تدع الإيجار يستمر لمجرد أن أحداً لم يتذكر إنهاءه.
حدد ما يجب أن يخرج من التخزين أولاً قبل افتتاح المكتب الجديد. ضع أثاث الاستقبال ومعدات الشبكة والملفات اليومية وما يلزم في أول يوم عمل بالقرب من باب الوحدة.
غالباً يكون موعد مغادرة المكتب القديم ثابتاً حتى لو لم تستقر بقية مواعيد النقل. اقرأ العقد وراجع النقاط التالية:
اسأل المالك أو إدارة المبنى عن ساعات النقل ومصاعد الخدمة ومناطق التحميل ودخول المركبات. رتّب هذه التفاصيل قبل تأكيد الموعد مع شركة النقل. وإلا قد يصل العمال في وقت لا تسمح فيه إدارة المبنى بأعمال النقل.
قد تحتاج إلى وحدة التخزين قبل أن يجهز المكتب الجديد. يجب أن تكون متاحة عند حاجة عمال النقل إليها وقبل موعد إخلاء المكتب القديم. ضع موعد التسليم وافتتاح المكتب الجديد وأوقات الوصول إلى الوحدة في جدول واحد، لأن الجداول المنفصلة قد تخفي تعارضاً حتى الأسبوع الأخير. وأبقِ الوحدة إلى أن يصبح لكل غرض مخزن مكان يذهب إليه.
يمكنك تخزين:
أبقِ ملفات العمل الحالية مع الفريق. وتعامل مع ملفات الموظفين وبيانات العملاء وغيرها من المعلومات الحساسة بالطريقة المعتادة لدى الشركة، بما فيها تحديد من يحق له الاطلاع عليها. ولا تضع النقود وأختام الشركة ووثائق الهوية والشهادات الأصلية في الوحدة، بل احتفظ بها في مكان أنسب.
وحدة التخزين ليست مكتباً مؤقتاً. إذا لم يجهز المكتب الجديد بعد، فرتب مكاناً آخر يعمل فيه الموظفون.
قد يؤثر صيف البحرين في الورق والإلكترونيات والخشب والأقمشة. اسأل إن كانت المنشأة تضبط درجة الحرارة أو الرطوبة أو كليهما داخل الوحدة نفسها. وافصل أيضاً ما يحتاجه الموظفون بانتظام عما سيبقى حتى النقل النهائي، لأن كل مجموعة تحتاج إلى مكان مختلف داخل الوحدة.
غلّف الأغراض بحيث تتحمل مدة التخزين كلها، لا رحلة النقل داخل المدينة فقط. أعط كل صندوق رقماً واربطه بالقائمة المشتركة. واكتب عليه وصفاً يبقى مفهوماً بعد عدة أشهر. فعبارة «المالية، ملفات الموردين المغلقة، 2025» تفيدك أكثر بكثير من عبارة «أوراق المكتب».
ضع الأوراق واقفة في صناديق متينة، ولا تجعل الكرتون ثقيلاً إلى درجة ينحني معها قاعه. ضع كل جهاز إلكتروني في صندوق مناسب منفصل إن أمكن. احمِ الشاشات وأبعد عنها الأغراض الثقيلة، واتبع تعليمات تخزين المعدات والبطاريات.
صوّر الأثاث قبل تفكيكه. ضع البراغي وقطع التركيب في كيس يحمل ملصقاً، ثم ثبته بالقطعة التي تخصه. واكتب على كل غرض اسم القسم ووجهته النهائية حتى يعرف عمال النقل مكانه عند خروجه من التخزين.
خطط لترتيب الإخراج عند تنظيم الوحدة. فقد تحتاج إلى أثاث الاستقبال ومعدات الشبكة والملفات اليومية والأثاث الأساسي قبل الأغراض الزائدة. يشرح دليل التغليف عند الانتقال طريقة حماية الأغراض، ويشرح دليل تعبئة وحدة التخزين وترتيبها كيفية توزيعها داخل الوحدة.
اجعل عقد الإيجار باسم الشركة كما يظهر في سجلاتها، وتأكد من أن الشركة تحصل على العقد والفواتير التي تحتاجها. وقبل التوقيع، راجع النقاط التالية:
لا تجعل أحد الموظفين مسؤولاً باسمه الشخصي عن ممتلكات الشركة إلا إذا اختارت الشركة هذا الترتيب. تأكد من أن ساعات الدخول تناسب خطة النقل وأسبوع العمل، واسأل عن المساعدة المتاحة إذا تعذر على الموظفين دخول الوحدة خارج ساعات الدوام.
هل تحتاج إلى وحدة مؤقتة أثناء تغيير المكتب؟ اطّلع على وحدات التخزين لدى ودايا، وابدأ بالأغراض التي يجب أن تنتظر.
تسليم المكتب القديم جزء مستقل من عملية النقل. تأكد من أنه فارغ ونظيف، وأن الإصلاحات المطلوبة قد انتهت وأن المكان جاهز للمعاينة. وأعد المفاتيح وبطاقات الدخول وتصاريح المواقف وغيرها من ممتلكات المبنى.
أغلق حسابات الخدمات أو انقلها بحسب الإجراءات الحالية لدى كل مزود. وحدّث العنوان لدى الموردين والعملاء والبنوك وشركات التأمين، وفي أي سجلات رسمية تحتاج إليه. لا تفترض أن كل رسالة ستصل إليك بعد النقل. أخبر الجهات المهمة مباشرة ورتب عنواناً بريدياً مناسباً للشركة.
احتفظ بالصور وسجلات المعاينة والفواتير النهائية والتأكيد الخطي على استلام المكتب معاً. وفي يوم النقل الأخير، عيّن شخصاً في المكتب القديم وآخر في المكتب الجديد أو عند وحدة التخزين. يستطيع الأول فحص المكتب بينما يستلم الثاني الحمولة.
أبقِ الوحدة فقط إلى أن يجهز المكتب الجديد وتصبح لكل الأغراض المتبقية وجهة. ثم أفرغها وأنهِ الإيجار وفق الاتفاق.
حدد أبعد موعد بين تسليم المكتب القديم وإنهاء التجهيز وتشغيل الخدمات الأساسية واختبار المكتب الجديد واتخاذ القرار بشأن الأثاث الزائد. ثم أضف مهلة قصيرة لأي تأخير.
نعم، إذا كانت شركة التخزين تقبل المعدات وكانت الوحدة مناسبة لها. واتبع أيضاً تعليمات الشركة المصنّعة للتخزين.
وحدة التخزين مخصصة للأغراض، وليست مكاناً للعمل اليومي. رتّب مكاناً آخر يعمل فيه الموظفون ما دام المكتب الجديد غير متاح.
احتفظ بملفات العمل الحالية والنقود وأختام الشركة والشهادات الأصلية وكل ما يتطلب إجراءات الشركة الخاصة في مكان آخر.
افصل الملفات المستخدمة حالياً عن السجلات التي يجب على الشركة الاحتفاظ بها والمواد المرجعية ذات الغرض الواضح والسجلات التي وافقت الشركة على إتلافها. واتبع جدول الشركة الحالي للاحتفاظ بالسجلات.