تستأجر الشركات الصغيرة وحدات تخزين للمخزون والأدوات والسجلات والمعدات الموسمية. وبذلك تستعيد مساحة في المحل أو المكتب أو المنزل من دون الالتزام بمقر أكبر. لكن الوحدة مخصصة لحفظ الأشياء، وليست مكتباً أو ورشة أو محلاً أو مطبخاً أو مكاناً لاستقبال العملاء. وهذا الفرق هو الذي يحدد إن كان التخزين مناسباً لعملك.
ابدأ بسؤال واحد: هل تحتاج إلى مكان تحفظ فيه الأشياء أم إلى مكان يعمل فيه الناس؟ إذا كان الغرض الأساسي هو حفظ البضائع، فقد تناسبك وحدة تخزين. أما إذا كان الموظفون سيعملون فيها كل يوم، فالأرجح أنك تحتاج إلى مقر تجاري.
قد يضع صاحب محل بضائع مغلّفة في الوحدة ويأخذ منها خلال زيارات قصيرة، لكن قد لا يُسمح للموظفين بتجهيز الطلبات فيها طوال اليوم. ويمكن للحرفي تخزين أدواته بين الأعمال، لكن الوحدة لا تصبح بذلك ورشة إصلاح. كما يستطيع المكتب حفظ الأثاث الزائد والسجلات القديمة فيها، بينما يواصل الموظفون عملهم في المكتب أو في مكان آخر مناسب.
قبل الاستئجار، اكتب عدد الزيارات وما يحتاج الشخص إلى فعله في كل زيارة. قد تسمح المنشأة بإدخال البضائع وإخراجها وعدّها وفحصها، وقد لا تسمح بالإنتاج أو الإصلاح أو خدمة العملاء أو العمل لساعات طويلة. اسأل عن كل نشاط، وتأكد من ذكر أي استخدام تعتمد عليه في العقد أو في الوصف المكتوب للوحدة.
وتؤثر الإجابة أيضاً في طريقة ترتيب المساحة. فالبضائع التي تُجمع خلال زيارات قصيرة تحتاج إلى ملصقات واضحة وطريق مفتوح إلى الباب، أما مكان العمل فيحتاج إلى خدمات ومساحة للموظفين. لا تستأجر وحدة أكبر على أمل أن تتغير القواعد لاحقاً. اختر نوع المقر الصحيح قبل أن تنقل إليه أي جزء من العمل.
تقع أغلب احتياجات الشركات للتخزين ضمن أربع فئات: المخزون والمنتجات، والأدوات والمعدات، والسجلات ومحتويات المكتب، والمعدات الموسمية أو معدات الفعاليات.
قد يحفظ أصحاب المحلات والبائعون عبر الإنترنت في الوحدة بضائع مغلّفة ومواد تعبئة وتجهيزات عرض ومرتجعات وبضائع تنتظر موسماً مزدحماً. تأكد أولاً من أن الوحدة تناسب المنتجات، ثم رتبها بحيث يسهل وضع الملصقات وعدّ المخزون وتدويره. افصل البضائع الجاهزة للبيع عن المرتجعات والعبوات التالفة، حتى يعرف الموظفون ما يمكن إخراجه من دون فحص آخر. ويشرح دليلنا لإدارة المخزون النظام كاملاً.
قد يخزن أصحاب الحرف الأدوات اليدوية والكهربائية وحقائب المعدات والسلالم وقطع الغيار ومواد العمل التي تقبلها المنشأة. ولأن هذه الأغراض تدخل وتخرج باستمرار، تحقق من ساعات الدخول والطريق بين المركبة والوحدة. خصص لكل أداة مكاناً ثابتاً على الرف، واستخدم سجلاً بسيطاً لمعرفة من أخذها حتى لا يضيع وقت الفريق قبل العمل. ويشرح دليل الأدوات والمعدات التغليف والترتيب بمزيد من التفصيل.
قد تحفظ الشركات في الوحدة سجلات موضوعة في صناديق ومكاتب ورفوفاً ولافتات ومعدات زائدة عن حاجة المكتب. ويحتاج الورق والأجهزة الإلكترونية إلى ظروف مناسبة خلال صيف البحرين، كما ينبغي أن يقتصر الدخول على الأشخاص المصرح لهم. اكتب على كل صندوق تاريخاً مفيداً أو موضوعه، حتى يجد الموظف ملفاً واحداً من دون فتح كل الصناديق.
قد تشغل واجهات العرض والزينة وأثاث الفعاليات والمخزون الموسمي مساحة عمل مفيدة خلال معظم السنة. تستطيع الشركة استئجار وحدة عندما تبلغ الحمولة ذروتها، ثم الانتقال إلى وحدة أصغر أو المغادرة عند انتهاء الموسم بحسب التوفر وشروط الاتفاق الشهري. اجمع معدات كل نوع من الفعاليات معاً، فإخراج طقم كامل أسهل من جمع اللافتات والأسلاك والأغطية والقطع من زوايا مختلفة. ويشرح دليل التخزين الموسمي للشركات كيفية التخطيط للمواعيد.
تستخدم شركات كثيرة النوع نفسه من المساحة، لكن بطرق مختلفة:
لا تعني هذه القائمة أن كل منشأة تقبل كل غرض أو نشاط. اشرح للمنشأة ما ستخزنه بدقة، وعدد الزيارات، وما سيفعله الأشخاص أثناء وجودهم هناك. ابدأ بطريقة عمل الشركة لا باسم قطاعها فقط، فقد يحتاج محلان إلى نوعين مختلفين من التخزين إذا كان أحدهما يبيع الملابس والآخر يبيع الإلكترونيات.
ويهم عدد الزيارات أيضاً. فالبائع عبر الإنترنت الذي يأخذ بضائع مرتين في الأسبوع يحتاج إلى دخول يختلف عن مكتب يسترجع السجلات مرتين في السنة. قارن المنشآت بناءً على البضائع والمركبات والموظفين والمواعيد الفعلية.
تتيح وحدة التخزين للشركة أن تدفع مقابل مساحة تستخدمها بضائعها في الأساس. تتجدد عقود كثيرة شهرياً، لذلك قد تتمكن الشركة من الانتقال إلى وحدة أكبر أو أصغر مع تغير المخزون. وقد يناسب ذلك نمواً غير مؤكد أو انتقالاً مؤقتاً للمكتب أو مشروعاً قصيراً أو فترة مبيعات مزدحمة.
يوفر المقر التجاري الأكبر عادةً مساحة أوسع وقيوداً أقل على العمل اليومي، لكنه قد يتطلب التزاماً أطول وتجهيزات وخدمات، كما تدفع مقابل مساحات لا تستخدمها. قارن التكلفة الكاملة لكل خيار. بالنسبة إلى التخزين، احسب الإيجار والضريبة والقفل والتأمين أو أي تغطية أخرى والنقل ووقت تنقل الموظفين. وبالنسبة إلى المقر الأكبر، احسب الإيجار والتجهيزات والخدمات والصيانة ومدة العقد كاملة.
لا تختر بينهما بناءً على سعر شهري واحد. اختر نوع المساحة الذي يحتاجه العمل فعلاً، واسأل إن كان بإمكانك تغيير الوحدة لاحقاً. فقد يكون البدء بوحدة أصغر أوفر من الدفع الآن مقابل نمو لم يحدث بعد.
يساعد التخزين أيضاً على إخراج بضائع الشركة من المنزل. يصبح عدّ المخزون أسهل، وتستعيد الأسرة غرفها. ويحصل المحل على فائدة مشابهة عندما تخرج الصناديق الكبيرة من مساحة البيع، وتبقى المنتجات المطلوبة اليوم قريبة من العملاء.
تذكر أن تغيير الوحدة له تكلفة أيضاً، إذ يجب نقل كل صندوق ورف وأداة مرة أخرى. رتب الوحدة الأولى بحيث تستوعب بعض النمو، لكن لا تبدأ مبكراً في دفع إيجار مساحة كبيرة وفارغة.
هل تحتاج إلى مساحة للمخزون أو الأدوات أو معدات العمل؟ اطّلع على وحدات التخزين لدى ودايا وابدأ بالأغراض التي تحتاج إلى نقلها.
لا تفترض أنك تستطيع استخدام الوحدة المستأجرة كمقر تجاري عادي. قبل التوقيع، اسأل المنشأة هل يمكنك أن:
قد تسمح المنشأة بزيارات قصيرة لإدخال البضائع أو ترتيبها أو إخراجها من دون أن تسمح للموظفين بالعمل فيها كل يوم. اسأل عن كل نشاط مباشرة، فالإجابة العامة بأن الوحدة مناسبة «لتخزين الشركات» لا توضح ما يستطيع موظفوك فعله فيها.
واسأل عن العنوان على حدة. فقد تسمح المنشأة للموردين بإيصال البضائع إلى الموقع، لكن هذا لا يجعل الوحدة عنواناً مسجلاً أو عنواناً مناسباً للعملاء. تحقق من العنوان الذي يحتاجه عملك، ثم قارن هذه المتطلبات بشروط عقد الإيجار.
وتحتاج عمليات التوصيل إلى إجابة واضحة أيضاً. فقد تسمح المنشأة بدخول مركبة المورد، لكنها ترفض استلام البضائع أو التوقيع عليها أو الاحتفاظ بها في غيابك. وينطبق الأمر نفسه على الكهرباء، فوجود مقبس لا يعني أن المستأجر يستطيع استخدامه لشحن البطاريات أو تشغيل الأدوات أو العمل بانتظام.
لا تعود وحدة التخزين مناسبة عندما يصبح وجود الأشخاص أو تشغيل الآلات أو مزاولة العمل اليومي هو الاستخدام الأساسي. ابحث عن مقر تجاري مناسب إذا كنت تحتاج إلى:
قد يوفر المستودع أو الوحدة الصناعية مساحة عمل أوسع ودخولاً أسهل للحمولات الكبيرة. وفي المقابل، قد تواجه الشركة التزاماً أطول وتكاليف للتجهيز والخدمات، إضافة إلى إيجار مساحة تبقى فارغة في الفترات الهادئة.
لا تحاول استخدام وحدة التخزين في عمل لم تُخصص له. فقد تهدر المساحة الخاطئة وقت الموظفين حتى لو بدا إيجارها جذاباً. وتشير مشكلات التوصيل المتكررة والممرات المزدحمة وجلسات التعبئة الطويلة وانتظار الموظفين للدخول إلى أن الوحدة أصبحت محدودة أكثر من اللازم.
احصل على إجابات واضحة عن خمسة أسئلة قبل الاستئجار:
امشِ الطريق كاملاً إلى الوحدة وأنت تفكر في أكبر صندوق أو حقيبة معدات أو قطعة ستنقلها. ويشرح دليل اختيار وحدة تخزين للشركات عمليات التوصيل والمركبات والكهرباء والتأمين على المخزون والدخول بمزيد من التفصيل.
يمكن للوحدة حفظ بضائع الشركة، لكنها قد لا تناسب العمل اليومي. اسأل المنشأة عن الأنشطة التي تسمح بها بالتحديد.
لا تفترض أن ذلك مسموح. تحقق من العنوان الذي يحتاجه عملك، ثم اسأل إن كانت المنشأة وعقد الإيجار يسمحان بالاستخدام الذي تريده.
قد تسمح المنشأة بزيارات قصيرة للتحميل والترتيب من دون أن تسمح للموظفين بالعمل فيها طوال اليوم. اسأل قبل الاستئجار.
تستلم بعض المنشآت أنواعاً معينة من البضائع، بينما تشترط منشآت أخرى حضور شخص من الشركة. تأكد ممن يوقع عند الاستلام، وأين تنتظر البضائع، وما يحدث إذا لم يحضر أحد.
قد يناسب الإيجار الشهري فترة ازدحام قصيرة، لكن المنشأة تحدد الحد الأدنى للمدة وتاريخ الفوترة ومدة الإشعار المطلوبة قبل المغادرة.
تجد القائمة الدقيقة في عقد الإيجار. اسأل عن الطعام والسوائل والبطاريات والوقود والمواد الكيميائية وأي منتجات غير معتادة قبل نقلها.