كيفية إدارة المخزون في وحدة التخزين

قد تدخل أغراض المنزل إلى وحدة التخزين مرة واحدة ولا تخرج إلا بعد أشهر. أما المخزون فيدخل ويخرج كل أسبوع، لذلك يجب أن يسهل تسليم البضائع وأخذها من الوحدة. وينبغي أن يجد كل شخص مصرح له بالدخول المنتج الصحيح من دون فتح عدة صناديق أو إنزال صناديق مكدسة.

يشرح دليل تعبئة وحدة التخزين وترتيبها تحميل الوحدة أول مرة، وتكديس الصناديق، والمسافة التي تتركها بين المجموعات. ويشرح هذا الدليل الترتيب الذي تحتاجه عندما تستخدم الوحدة باستمرار.

دوّن المخزون الموجود لديك قبل أن تحرك أي رف أو صندوق. اكتب اسم كل منتج وكميته، وحدد المنتجات الأسرع مبيعاً. بعد ذلك رتّب الوحدة بحسب عدد مرات إخراج كل منتج:

• ضع المنتجات الأكثر مبيعاً والمنتجات التي تأخذها بانتظام قرب الباب.
• ضع المنتجات التي تبيعها بانتظام في المنتصف.
• ضع المنتجات البطيئة أو الموسمية في الخلف.

اجمع المنتجات المتشابهة في كل منطقة. عندها يعرف من يبحث عن منتج إلى أي جزء من الوحدة يتجه وأي رف يفحص.

إذا سمحت المنشأة باستخدام رفوف قائمة بذاتها، فرتّبها بحيث تستطيع إخراج حاوية واحدة من دون تحريك عدة حاويات أخرى. ولا تضع حاوية خلف أخرى على الجهة المواجهة للمسار.

اترك مساراً واضحاً إلى كل منطقة حتى عندما تمتلئ المساحة قرب الباب ببضاعة وصلت للتو. وحدد مكانين قرب المدخل: الأول للبضائع الجديدة التي لم تحسب كميتها بعد، والثاني للمرتجعات أو البضائع التالفة إلى أن تقرر ما ستفعله بها.

خصّص لكل منتج رمزاً للمخزون، وهو اسم قصير وفريد لا يتغير. اكتبه في ثلاثة أماكن:

• على الحاوية الخارجية.
• على حافة الرف.
• في سجل المخزون.

إذا كانت عبوة المنتج تحتاج إلى حماية إضافية، فضعها داخل حاوية خارجية أقوى. ضع الملصق على الحاوية من دون تغطية معلومات تحتاج إليها لتجهيز طلب العميل.

ضع ملصقين متطابقين على جانبين مواجهين للمسار، بحيث تستطيع قراءتهما من عند الباب. اكتب اسم المنتج والرمز والكمية وتاريخ الوصول. ويمكن للألوان أن تميز المواسم أو مجموعات المنتجات، لكنها لا تغني عن الرمز المكتوب.

ضع البضاعة الجديدة خلف المخزون الأقدم كلما وصلت دفعة. يبين تاريخ الوصول على كل ملصق أي البضائع أقدم، ومن دونه ستضطر إلى التخمين.

تحتاج إلى هذا الترتيب خصوصاً مع السلع التي تحمل تاريخاً، والمواد المطبوعة، والمنتجات التي تتغير تصاميمها، والمنتجات الموسمية. فقد تفقد العبوة القديمة قيمتها حتى لو بقي المنتج صالحاً للاستخدام.

عند تغير الموسم، راجع المنطقة كاملة، وانقل منتجات الموسم الجديد إلى الأمام، وحدد ما ستفعله بالمخزون القديم. وإلا ستبيع الصندوق الأحدث أولاً، وسيبقى الأقدم في الخلف حتى لا يعود أحد يريده.

يمكنك عدّ المخزون كله في جلسة واحدة، وهذا جرد كامل. ويمكنك بدلاً من ذلك عدّ رف أو منطقة في كل مرة وفق جدول ثابت، وهذا جرد دوري.

يناسب الجرد الدوري الوحدة المستخدمة باستمرار، لأن بقية المساحة تبقى متاحة. عدّ محتويات منطقة واحدة في كل زيارة مخططة، وسجل التاريخ، وأكمل جرد الوحدة كلها خلال ثلاثة أشهر.

عدّ ما تراه على الرف قبل أن تنظر إلى السجل. ثم قارن الكميتين وابحث عن سبب أي فرق في اليوم نفسه، بينما لا تزال التوصيلات وعمليات إخراج البضائع الأخيرة في ذاكرتك.

طابق محتويات كل توصيل مع مستنداته قبل وضع أي شيء على الرف. إذا أرسل المورد كمية ناقصة، فقد يبدو الأمر لاحقاً كأن بضائع فُقدت داخل الوحدة.

سجّل لكل منتج رمز المخزون والوصف والكمية والمكان وتاريخ آخر جرد. حدّث السجل قبل المغادرة في كل زيارة. وإذا انتظرت، فقد تنسى بضاعة دخلت أو خرجت، فيصبح في السجل خطأ كبير يصعب تتبعه.

ضع خريطة قرب المدخل توضح مكان كل مجموعة. وبعد أي تغيير كبير، صوّر الرفوف وحدّث الخريطة قبل أن تنسى الترتيب السابق.

إذا كان أكثر من شخص يأخذ البضائع، فليستخدم الجميع سجلاً واحداً. وحدد من يسجل كل عملية إدخال أو إخراج، وكل مرتجع أو قطعة تالفة. قد يكفي جدول مشترك لوحدة صغيرة. ويفيد البرنامج عندما يأخذ البضائع عدة أشخاص أو عندما يجب أن تتطابق الكميات مع متجر إلكتروني.

هل تجهز مخزناً بعيداً عن متجرك؟ اطّلع على وحدات التخزين لدى ودايا وقارن المساحة بالترتيب الذي خططت له.

قد يلين الكرتون بسبب الحرارة والرطوبة، وقد تنفك الملصقات وتظهر علامات على العبوات المطبوعة. ويمكن للغبار أن يجعل البضائع تبدو قديمة.

اختر حاويات تناسب المنتجات ومدة بقائها. ارفع المخزون عن الأرض باستخدام رفوف أو منصات تحميل إذا سمحت المنشأة بها. وافحص العبوات أثناء كل جرد دوري كي تعالج أي مشكلة صغيرة قبل أن تؤثر في صف كامل.

يجب أن يصل المخزون إلى العميل وهو يبدو جاهزاً للبيع، لا أن يبقى سليماً فحسب. يشرح دليل التخزين المكيّف ما ينبغي سؤاله عن الحرارة والرطوبة.