مخازن الشركات: ما الذي تبحث عنه قبل الاستئجار

تجد شرح الأمور العامة في دليل اختيار منشأة التخزين. وتحتاج الشركة أيضاً إلى التحقق من خمسة أمور:

• هل تناسب ساعات الدخول مواعيد التوصيل والاستلام ومهام العمل؟
• هل تستطيع المنشأة استلام البضائع عند غياب موظفي الشركة؟
• هل تصل المركبات ومنصات التحميل والصناديق والعربات إلى المخزن بسهولة؟
• هل لدى الشركة تغطية مناسبة للمخزون والمعدات؟
• هل يمكن تغيير مساحة التخزين مع زيادة احتياجات الشركة أو انخفاضها؟

لا يوجد ترتيب واحد يناسب كل الشركات. ومن الطرق المفيدة لمقارنة المخازن أن تتتبّع حركة البضائع خلال أسبوع عادي: ابدأ بموعد وصولها المعتاد والمركبة التي تنقلها، ثم تتبّعها من البوابة إلى المخزن وحتى خروجها منه.

تعتمد الأولويات على ما تخزنه الشركة وعدد مرات زيارة المخزن. إذا كانت التوصيلات متكررة، تصبح ساعات الدخول وسهولة التحميل أهم. وإذا بقي مخزون مرتفع القيمة في المخزن مدة أطول، تزداد أهمية ظروف التخزين والتأمين. قيّم كل نقطة بعد كل زيارة لتسهيل المقارنة بين المنشآت.

قد تختلف ساعات عمل المكتب عن ساعات الدخول إلى المخازن. الأولى تبين متى يستطيع الموظفون مساعدتك، والثانية تبين متى يستطيع موظفو شركتك أخذ البضائع أو إعادتها. دوّن أبكر موعد وآخر موعد قد تحتاج فيه الشركة إلى المخزن، بما في ذلك عمليات استلام البضائع المعتادة والزيارات العاجلة من حين إلى آخر.

راجع المواعيد في أيام العمل العادية وأيام الجمعة والعطلات الرسمية وأي فترة تتغير فيها ساعات العمل. لا تفيدك الساعات المعلنة إلا إذا ناسبت الأوقات التي تحتاج فيها الشركة فعلاً إلى الدخول.

• هل يستطيع الموظفون المصرح لهم الدخول بعد إغلاق المكتب؟
• هل يحصل كل شخص مصرح له على بيانات دخول مستقلة؟
• ماذا يفعل الموظف إذا توقف الرمز أو البطاقة عن العمل؟
• هل يستطيع عمال النقل الدخول أثناء استلام كمية كبيرة من البضائع؟
• هل تتوفر المساعدة في الأوقات التي تستخدم فيها الشركة المخزن؟

احصل على مواعيد الدخول والإجابات كتابةً. وإن أمكن، زر المنشأة في الوقت الذي تتوقع أن تستخدم فيه المخزن، لأن حركة المرور ومواقف السيارات وانشغال منطقة تحميل مشتركة قد تبطئ الوصول. حدد أيضاً من يدير صلاحيات دخول الموظفين، واحذف البيانات القديمة عندما ينتقل أحدهم إلى وظيفة أخرى أو يغادر.

لا تفترض أن المورد يستطيع إرسال البضائع إلى منشأة التخزين. فقد تسمح المنشأة بدخول مركبة التوصيل، لكنها ترفض التوقيع عند الاستلام أو حفظ البضائع أو نقلها. تحقق من ذلك قبل إعطاء العنوان للمورد.

• هل يجب أن يحضر شخص من الشركة؟
• هل يوقع أحد موظفي المنشأة عند استلام التوصيل؟
• أين تُحفظ البضائع بعد استلامها إلى أن يحضر شخص من الشركة؟
• هل ينقل أحد البضائع إلى داخل المخزن؟
• هل يوجد حد للحجم أو الوزن؟
• هل تقبل المنشأة حمولات كاملة على منصات أو بضائع كبيرة الحجم؟
• هل توجد رسوم مقابل استلام البضائع أو حفظها؟
• ماذا يحدث إذا وصل السائق بعد انتهاء ساعات عمل المكتب؟
• ماذا يحدث إذا رفضت المنشأة استلام التوصيل؟

إذا كانت أعمال الشركة تعتمد على التوصيلات، فاحصل على جميع الإجابات كتابةً. أعط كل مورد العنوان الصحيح وبيانات التواصل وتعليمات التوصيل. قد تتسبب التعليمات غير الواضحة في ضياع يوم عمل كان مخصصاً لاستلام البضائع.

اتفق أيضاً على الشخص المسؤول عن فحص عدد القطع وحالتها. قد يعني التوقيع على إيصال التسليم أن البضائع وصلت فقط، لا أن جميع القطع موجودة وسليمة.

امشِ في الطريق كاملاً وأنت تفكر في أكبر حمولة تتوقع نقلها عادةً. فقد يبدو الطريق سهلاً وهو خالٍ، ثم يصعب المرور فيه بعربة ممتلئة. ابدأ من البوابة وجرّب الطريق بالمركبة التي تستخدمها الشركة عادةً، وتأكد من أنها تستطيع الدوران والتوقف والتفريغ من دون إعاقة عميل آخر.

• هل تمر المركبة من أسفل البوابة وأي منطقة مسقوفة؟
• هل توجد مساحة كافية ومكان مظلل في منطقة التحميل؟
• هل عرض جميع الأبواب والممرات كافٍ؟
• هل تمر البضائع الطويلة أو الكبيرة عبر المنعطفات الضيقة؟
• هل المصعد كبير بما يكفي للحمولة، وهل يتحمل وزنها؟
• هل تتوفر عربات مناسبة عند وصول موظفي الشركة؟
• ما المسافة التي يجب أن يحمل الفريق البضائع خلالها من موقف المركبة؟
• هل باب المخزن عريض وعالٍ بما يكفي، وهل الارتفاع داخله كافٍ؟

تأكد من أن الطريق كله عريض وعالٍ بما يكفي لمرور منصة التحميل، ومن توفر المعدات المناسبة لنقلها. قد يناسبك مخزن في طابق علوي إذا كان المصعد موثوقاً ويتسع لعربة محملة. وإذا وصلت المركبة إلى باب المخزن مباشرة، تكون مسافة النقل أقصر، لكن التحميل سيكون أقرب إلى حرارة الخارج وغباره.

فكّر في البضائع نفسها، لا في وصف عام للحمولة. فصندوق الملابس والسلم الطويل وصندوق الآلة الثقيلة يفرض كل منها تحدياً مختلفاً. وإن أمكن، جرّب الطريق بحمولة معتادة قبل الاستئجار. قد تكشف التجربة منعطفاً ضيقاً أو عربة غير مناسبة أو مصعداً بطيئاً.

المخزن مخصص عادةً لحفظ البضائع، لا للعمل اليومي. لا تفترض وجود كهرباء يمكنك استخدامها إلا إذا قالت المنشأة ذلك بوضوح. واسأل عن الإضاءة على حدة، لأن وجود مصباح داخل المخزن لا يعني وجود مقبس متاح لك.

اسأل قبل شحن البطاريات أو تشغيل المعدات أو تجهيز الطلبات أو استخدام الأدوات داخل المخزن. فوجود مقبس ظاهر لا يعني أن المنشأة تسمح للعملاء باستخدامه.

تؤجر بعض المنشآت مكاتب أو مساحات عمل كخدمة منفصلة. ولهذه المساحات شروطها وساعات دخولها وخدماتها وأسعارها. إذا كان الموظفون سيعملون في المكان يومياً، أو كان العمل يحتاج إلى الكهرباء أو الإنترنت أو زيارة العملاء، فالشركة تحتاج إلى نوع آخر من المساحات.

اسأل المنشأة كيف يمكنك استخدام عنوانها قبل وضعه على مستندات الشركة أو سجلات الموردين أو معلومات العملاء. فسماح المنشأة باستلام البضائع على عنوانها لا يعني تلقائياً أن الشركة تستطيع استخدامه عنواناً لها. حدد نوع العنوان الذي يحتاجه نشاطك، ثم قارنه بما تسمح به المنشأة.

اسأل أيضاً إن كان عقد الإيجار والفواتير سيحملان اسم الشركة وبياناتها الصحيحة. تصبح المحاسبة أصعب عندما تصدر فواتير التخزين الخاصة ببضائع الشركة باسم موظف واحد بصفته الشخصية.

افصل تعليمات التوصيل عن العنوان الذي تعرضه للعملاء. يحتاج السائق إلى إرشادات عملية تقوده إلى المدخل الصحيح، وقد يحتاج العملاء إلى عنوان مختلف للتواصل.

تغطية أغراض المنزل ليست مثل تغطية مخزون الشركة. اسأل إن كانت وثيقة الشركة الحالية تغطي البضائع المخزنة بعيداً عن مقرها الرئيسي. ثم راجع ما تغطيه أي خطة تغطية تقدمها المنشأة، وما تستثنيه، وحدودها.

قد ترتفع قيمة المخزون في فترات العمل المزدحمة. احتفظ بسجلات الشراء والصور والأرقام التسلسلية وجرد المخزون خارج المخزن، وحدّث القيمة المسجلة عندما يتغير المخزون كثيراً. فقد لا تكفي تغطية حُددت في شهر هادئ بعد استلام كمية كبيرة من البضائع.

يشرح دليل التأمين على التخزين الأسئلة العامة التي ينبغي طرحها عن التغطية. ومع ذلك، على الشركة مراجعة وثيقتها الخاصة للتأكد من تغطية المخزون المخصص للبيع والأدوات والمعدات.

اختر حجماً يناسب احتياجك خلال الأشهر الستة إلى الاثني عشر المقبلة، لا المخزون الموجود اليوم فقط. اترك مساحة تكفي للنمو المتوقع من دون دفع إيجار مخزن يبقى معظمه فارغاً. قِس البضائع واترك طريقاً واضحاً وآمناً إلى الأشياء التي يحتاجها الموظفون باستمرار. فمساحة الأرضية وحدها لا تبين سهولة الوصول إليها.

• هل يتوفر الحجم التالي هنا؟
• هل تستطيع الشركة الانتقال إلى مخزن آخر أثناء مدة الإيجار؟
• هل يتغير السعر الشهري فوراً؟
• هل ينهي الانتقال العرض الترويجي أو يبدأ مدة إيجار جديدة؟
• هل تستطيع الشركة استئجار مخزن ثانٍ قريب؟
• ما الإشعار المطلوب لترك المخزن القديم؟

لا يمكن الانتقال إلا إذا توفر مخزن آخر مناسب. راجع الشروط المكتوبة لمعرفة أثر الانتقال في السعر والعروض ومدة الإيجار والإشعار.

عند مقارنة خيارات التخزين للشركة، اطّلع على مخازن ودايا، ثم تتبّع الطريق الذي ستسلكه البضائع من المركبة إلى الباب.