عند اختيار وحدة تخزين للشركة، فكّر في طريقة دخول البضائع وخروجها، لا في الغرفة وحدها. ما زلت بحاجة إلى مقارنة الموقع والحالة والسعر والأمان وعقد الإيجار، فهذه أمور تهم كل مستأجر. يركز هذا الدليل على الأسئلة الإضافية التي تفرضها البضائع والأدوات والتوصيلات ودخول الموظفين.
تجد شرح الأمور العامة في دليل اختيار منشأة التخزين. وتحتاج الشركة أيضاً إلى التحقق من خمسة أمور:
لا يوجد ترتيب واحد يناسب كل الشركات. يمكنك مقارنة الوحدات بتتبّع حركة البضائع خلال أسبوع عادي، بدءاً من موعد الوصول المعتاد والمركبة المستخدمة، وانتهاءً بالطريق الذي تسلكه البضائع عند خروجها.
تعتمد الأولويات على ما تخزنه الشركة وعدد مرات زيارة الوحدة. إذا كانت التوصيلات متكررة، تصبح ساعات الدخول وسهولة التحميل أهم. وإذا بقي مخزون مرتفع القيمة في الوحدة مدة أطول، تزداد أهمية ظروف التخزين والتأمين. قيّم كل نقطة بعد كل زيارة لتسهيل المقارنة بين المنشآت.
قد تختلف ساعات عمل المكتب عن ساعات دخول الوحدات. الأولى تبين متى يستطيع الموظفون مساعدتك، والثانية تبين متى يستطيع موظفو شركتك أخذ البضائع أو إعادتها. دوّن أبكر موعد وآخر موعد قد تحتاج فيه الشركة إلى الوحدة، بما في ذلك عمليات استلام البضائع المعتادة والزيارات العاجلة من حين إلى آخر.
راجع المواعيد في أيام العمل العادية وأيام الجمعة والعطلات الرسمية وأي فترة تتغير فيها ساعات العمل. لا تفيدك الساعات المعلنة إلا إذا ناسبت الأوقات التي تحتاج فيها الشركة فعلاً إلى الدخول.
احصل على مواعيد الدخول والإجابات كتابةً. وإن أمكن، جرّب الطريق في الوقت الذي تتوقع استخدامه فيه، لأن حركة المرور ومواقف السيارات وانشغال منطقة تحميل مشتركة قد تبطئ الوصول. حدد أيضاً من يدير صلاحيات دخول الموظفين، واحذف البيانات القديمة عندما ينتقل أحدهم إلى وظيفة أخرى أو يغادر.
لا تفترض أن المورد يستطيع إرسال البضائع إلى منشأة التخزين. فقد تسمح المنشأة بدخول مركبة التوصيل، لكنها ترفض التوقيع عند الاستلام أو حفظ البضائع أو نقلها. تحقق من ذلك قبل إعطاء العنوان للمورد.
إذا كانت أعمال الشركة تعتمد على التوصيلات، فاحصل على جميع الإجابات كتابةً. أعط كل مورد العنوان الصحيح وبيانات التواصل وتعليمات التوصيل. قد تتسبب التعليمات غير الواضحة في ضياع يوم عمل كان مخصصاً لاستلام البضائع.
اتفق أيضاً على الشخص المسؤول عن فحص عدد القطع وحالتها. قد يعني التوقيع على إيصال التسليم أن البضائع وصلت فقط، لا أن جميع القطع موجودة وسليمة.
امشِ في الطريق كاملاً وأنت تفكر في أكبر حمولة تتوقع نقلها عادةً. فقد يبدو الطريق سهلاً وهو خالٍ، ثم يصعب المرور فيه بعربة ممتلئة. ابدأ من البوابة وجرّب الطريق بالمركبة التي تستخدمها الشركة عادةً، وتأكد من أنها تستطيع الدوران والتوقف والتفريغ من دون إعاقة عميل آخر.
تأكد من أن الطريق كله عريض وعالٍ بما يكفي لمرور منصة التحميل، ومن توفر المعدات المناسبة لنقلها. قد تناسبك وحدة في طابق علوي إذا كان المصعد موثوقاً ويتسع لعربة محملة. وإذا وصلت المركبة إلى باب الوحدة مباشرة، تكون مسافة النقل أقصر، لكن التحميل سيكون أقرب إلى حرارة الخارج وغباره.
فكّر في البضائع نفسها، لا في وصف عام للحمولة. فصندوق الملابس والسلم الطويل وصندوق الآلة الثقيلة يفرض كل منها تحدياً مختلفاً. وإن أمكن، جرّب الطريق بحمولة معتادة قبل الاستئجار. قد تكشف التجربة منعطفاً ضيقاً أو عربة غير مناسبة أو مصعداً بطيئاً.
وحدة التخزين مخصصة عادةً لحفظ البضائع، وليست مكان عمل مزوداً بالكهرباء. لا تفترض وجود كهرباء يمكنك استخدامها إلا إذا قالت المنشأة ذلك بوضوح. واسأل عن الإضاءة على حدة، لأن وجود مصباح داخل الوحدة لا يعني وجود مقبس متاح لك.
اسأل قبل شحن البطاريات أو تشغيل المعدات أو تجهيز الطلبات أو استخدام الأدوات داخل الوحدة. فوجود مقبس ظاهر لا يعني أن المنشأة تسمح للعملاء باستخدامه.
تؤجر بعض المنشآت مكاتب أو مساحات عمل كخدمة منفصلة. ولهذه المساحات شروطها وساعات دخولها وخدماتها وأسعارها. إذا كان الموظفون سيعملون في المكان يومياً، أو كان العمل يحتاج إلى الكهرباء أو الإنترنت أو زيارة العملاء، فلن تكون وحدة التخزين هي المكان المناسب.
اسأل المنشأة كيف يمكنك استخدام عنوانها قبل وضعه على مستندات الشركة أو سجلات الموردين أو معلومات العملاء. فسماح المنشأة باستلام البضائع على عنوانها لا يعني تلقائياً أن الشركة تستطيع استخدامه عنواناً لها. حدد نوع العنوان الذي يحتاجه نشاطك، ثم قارنه بما تسمح به المنشأة.
اسأل أيضاً إن كان عقد الإيجار والفواتير سيحملان اسم الشركة وبياناتها الصحيحة. تصبح المحاسبة أصعب عندما تصدر فواتير التخزين الخاصة ببضائع الشركة باسم موظف واحد بصفته الشخصية.
افصل تعليمات التوصيل عن العنوان الذي تعرضه للعملاء. يحتاج السائق إلى إرشادات عملية تقوده إلى المدخل الصحيح، وقد يحتاج العملاء إلى عنوان مختلف للتواصل.
تغطية أغراض المنزل ليست مثل تغطية مخزون الشركة. اسأل إن كانت وثيقة الشركة الحالية تغطي البضائع المخزنة بعيداً عن مقرها الرئيسي. ثم راجع ما تغطيه أي خطة تغطية تقدمها المنشأة، وما تستثنيه، وحدودها.
انتبه إلى قيمة المخزون في فترات العمل المزدحمة. احتفظ بسجلات الشراء والصور والأرقام التسلسلية وجرد المخزون خارج الوحدة، وحدّث القيمة المسجلة عندما يتغير المخزون كثيراً. فقد لا تكفي تغطية حُددت في شهر هادئ بعد استلام كمية كبيرة من البضائع.
يشرح دليل التأمين على التخزين الأسئلة العامة التي ينبغي طرحها عن التغطية. ومع ذلك، على الشركة مراجعة وثيقتها الخاصة للتأكد من تغطية المخزون المخصص للبيع والأدوات والمعدات.
اختر وحدة تناسب احتياجك خلال الأشهر الستة إلى الاثني عشر المقبلة، لا المخزون الموجود اليوم فقط. اترك مساحة تكفي للنمو المتوقع من دون دفع إيجار وحدة ستبقى معظمها فارغة. قِس البضائع واترك طريقاً واضحاً وآمناً إلى الأشياء التي يحتاجها الموظفون باستمرار. فمساحة الأرضية وحدها لا تبين سهولة الوصول إليها.
لا يمكن الانتقال إلا إذا توفرت وحدة أخرى مناسبة. راجع الشروط المكتوبة لمعرفة أثر الانتقال في السعر والعروض ومدة الإيجار والإشعار.
عند مقارنة خيارات التخزين للشركة، اطّلع على وحدات التخزين لدى ودايا، ثم تتبّع الطريق الذي ستسلكه البضائع من المركبة إلى الباب.
قد تكون الوحدة نفسها مثل وحدة التخزين المنزلية. لكن الشركة تحتاج أيضاً إلى إدارة الدخول والتوصيلات والتحميل وإصدار الفواتير باسمها والتأمين والتكيّف مع تغيّر المخزون.
تقبل بعض المنشآت التوصيلات، بينما تشترط منشآت أخرى حضور شخص من الشركة. تأكد من جميع الخطوات قبل أن تطلب من المورد إرسال البضائع.
لا تفترض أن ذلك ممكن. حدد نوع العنوان الذي يحتاجه نشاطك، ثم اسأل المنشأة هل تسمح باستخدام عنوانها بهذه الطريقة.
قد تسمح المنشأة بتحميل البضائع وترتيبها لفترة قصيرة من دون أن تسمح بالعمل اليومي. اسأل عن الأنشطة المسموحة.
تختلف وثائق التأمين. اسأل إن كانت التغطية تشمل المخزون عند حفظه بعيداً عن المقر الرئيسي، وراجع الحدود والاستثناءات.
قد يكون ذلك ممكناً إذا توفرت وحدة أخرى. اسأل عن أثر الانتقال في السعر والفوترة والإشعار.