تحتاج الشركات إلى مساحة إضافية في جزء من السنة فقط عندما يرتبط عملها بموسم. ولتحدد مدة الإيجار المناسبة، ابدأ بموعد وصول البضائع، ثم فترة بيعها، ثم اليوم الذي يمكن فيه إخراج ما تبقى. ثم اسأل إن كان الإقبال على وحدات التخزين في منطقتك يستدعي الحجز مبكرًا.
تكون الحاجة إلى التخزين موسمية عندما تصل البضائع قبل فترة الإقبال ثم تخرج من الوحدة تدريجيًا مع بيعها. وغالبًا ما تسير السنة وفق واحد من ثلاثة أنماط:
إذا كان لنشاطك موسمان، يمكن أن تخدم الوحدة غرضين مختلفين خلال العام. فقد تحمل الصفوف الأمامية مجموعة من البضائع الآن، ثم مجموعة أخرى بعد ستة أشهر.
استخدم سجلات المبيعات والحجوزات والفعاليات وعمليات التسليم لتحدد الأسابيع المهمة. ولا تنسخ جدول شركة أخرى. وانظر إلى الفترة المحيطة بذروة البيع، فقد تصل البضائع قبل أن يطلبها العملاء بأسابيع، وقد تبقى مواد العرض والبضائع التي لم تُبع بعد آخر يوم مزدحم. وقد يتركز العمل في الوحدة خلال شهر على استلام البضائع، ثم يتركز في شهر آخر على تسليم الطلبات للعملاء.
ابدأ بالأسابيع التي تبلغ فيها المبيعات أو الحجوزات أعلى مستوى لها عادةً. ثم ارجع إلى اليوم الذي يجب أن تكون فيه البضائع جاهزة. واحسب مدة التوصيل والتفريغ والعد والتسعير وأي تجهيز تحتاج إليه قبل أول عملية بيع.
بعد انتهاء الذروة، احسب الوقت الذي تحتاجه للمبيعات الأخيرة والمرتجعات وجرد البضائع. واحسب أيضًا الوقت اللازم لتقرر ما ستحتفظ به للموسم المقبل ثم تخرج الباقي. واحسب مدة الإيجار الأساسية من يوم وصول أول شحنة إلى يوم إخراج آخر بضاعة.
لنفترض أن أول شحنة وصلت في يناير، وأن ذروة البيع كانت في مارس، وأن ما تبقى من البضائع خرج خلال أبريل. في هذه الحالة تحتاج إلى الوحدة أربعة أشهر، من يناير حتى نهاية أبريل.
لا تضف وقتًا احتياطيًا إلا إذا كانت سجلاتك تعطيك سببًا واضحًا. فإذا كانت الشحنات تتأخر أو يستغرق إخراج البضائع وقتًا أطول بصورة معتادة، ضع ذلك في حسابك، أما القلق العام من احتمال حدوث مشكلة فلا يكفي.
يسهل أيضًا مقارنة العروض عندما تعطي كل منشأة التواريخ نفسها. ثم ضع هذه التواريخ بجانب الإيراد المتوقع من الموسم لتعرف إن كنت تدفع مقابل التخزين في الأشهر التي تحقق فيها الدخل.
قد يتغير الطلب على وحدات التخزين خلال السنة، لكن المقالات الإرشادية في دول أخرى تختلف في تحديد أفضل شهر للاستئجار. لذلك لا تفترض أن الشهر الذي يوصي به دليل عام هو الأنسب في البحرين.
قبل التوقيع، اطرح على كل منشأة ثلاثة أسئلة مباشرة:
قارن الإجابات بجدول موسم عملك. واختر موعدًا للتوقيع يتيح لك خيارات كافية قبل وصول أول شحنة، من دون أن يجعلك تدفع إيجار عدة أشهر والوحدة فارغة.
احجز قبل أن يبدأ موسمك المزدحم. فقد تبحث شركات أخرى في المجال نفسه عن مساحة مشابهة في الوقت نفسه.
تزداد أهمية الحجز المبكر إذا كنت تحتاج إلى حجم محدد أو مسار يناسب مركبتك أو ساعات دخول معينة ولا تناسبك البدائل. واسأل أيضًا عن مدة صلاحية عرض السعر المكتوب. فإذا انتهت صلاحيته قبل وصول أول شحنة، فلا يمكنك الاعتماد عليه في ميزانية التخزين للموسم.
اختر وحدة تتسع للبضائع في اليوم الذي تبلغ فيه كميتها أقصاها. وغالبًا ما يكون ذلك بعد وصول أكبر شحنة مباشرة.
احسب منصات التحميل والصناديق وعبوات البضائع وحوامل الملابس ومواد العرض. واترك مساحة على الأرض تتيح لك الوصول إلى البضائع من دون تحريك كل ما أمامها.
ابدأ بـدليل أحجام وحدات التخزين. ويشرح دليل اختيار تخزين الأعمال ما تحتاج إلى مراجعته في الدخول والتسليم والطريق من المركبة إلى الوحدة.
اسأل إن كان بإمكانك الانتقال إلى وحدة أكبر أو أصغر خلال مدة الإيجار. قد تقلل الوحدة الأصغر المساحة الفارغة بعد الذروة، لكن الحجم الآخر قد لا يكون متاحًا عندما تحتاج إليه. وقارن أيضًا تغيير الوحدة باستئجار وحدة ثانية قريبة. قد تفصل وحدتان بضائع الموسمين، لكنهما تعنيان نقلًا أكثر، وعلى الموظفين الدخول إلى مكانين.
عندما تعود البضائع والمعدات من المحل أو الفعالية أو موقع العمل، صنفها في ثلاث مجموعات:
كن واقعيًا بشأن البضائع بطيئة البيع. وقارن قيمتها المتوقعة في الموسم المقبل بتكلفة الاحتفاظ بالوحدة شهرًا آخر.
إذا تكررت الحاجة كل عام، فقارن بين الاحتفاظ بالوحدة 12 شهرًا وبين إعادتها ثم استئجار وحدة أخرى في الموسم المقبل. يوفر عليك الاحتفاظ بها عمليتي نقل، بينما توفر عليك إعادتها الإيجار خلال الأشهر الهادئة. وأدخل في الحساب وقت الموظفين وتكاليف المركبات ومواد التغليف واحتمال ألا تجد الحجم المفضل في المرة المقبلة.
تحقق من موعد تقديم الإشعار قبل بدء الموسم، وسجله في جدول العمل. فقد تحتاج إلى تقديم الإشعار قبل اليوم الذي تخطط فيه لإفراغ الوحدة. ويشرح دليل التخزين قصير المدة الحد الأدنى للإيجار والإشعار والأسئلة الأخرى التي ينبغي مراجعتها في العقد.
أعد المقارنة نفسها بعد كل موسم. فمعرفة ما بعته فعلًا، وكيف استخدمت الوحدة، والوقت الذي استغرقه النقل، ستساعدك على اختيار تواريخ أدق وعدد أشهر أنسب للسنة التالية.
هل تخطط للتخزين حول موسم مزدحم؟ اطّلع على وحدات التخزين لدى ودايا وقارن تواريخك بالمساحة التي تتوقع استخدامها.
قد تزور وحدة البضائع الموسمية كل أسبوع، لذلك رتبها لإدخال البضائع وإخراجها باستمرار. ضع البضائع الأسرع مبيعًا قرب الباب. واترك ممرًا واضحًا في الوسط، وضع البضائع الأبطأ مبيعًا خلف ما تحتاج إليه أولًا.
اجمع البضائع حسب الموسم، ثم حسب نوع المنتج. وتساعد الملصقات الواضحة وقائمة بسيطة بالبضائع على تسريع التبديل بين المواسم. وسجل مكان كل مجموعة قبل أن تمتلئ الوحدة حتى لا يضطر الموظفون إلى البحث في عدة صفوف عن غرض عاجل.
تحقق من أن المركبة التي تستخدمها عادةً تستطيع الوصول إلى منطقة التحميل. فالممرات الطويلة والمصاعد الصغيرة وصعوبة استخدام عربات النقل تسبب مشكلات أكبر عندما يخرج الموظفون البضائع من الوحدة كثيرًا.
طابق ساعات دخول الوحدة مع الساعات التي يعمل فيها نشاطك فعلًا. ويشرح دليل إدارة مخزون الأعمال الرفوف والملصقات وتدوير البضائع بمزيد من التفصيل.
قد يحتاج بائعو الهدايا وشركات الفعاليات ومقدمو خدمات الطعام وشركات تأجير المعدات الرياضية وأصحاب المهن الذين يستخدمون معدات مختلفة خلال العام إلى مساحة في جزء من السنة فقط. ونمط المبيعات أهم من اسم النشاط.
إذا ارتفع حجم البضائع وانخفض في الوقت نفسه تقريبًا كل عام، فاستخدم هذا النمط لحساب تواريخ الإيجار وتكلفته. وابنِ الخطة على أرقام النشاط نفسه، لا على فكرة عامة عن موسمه المزدحم.
يشرح دليل تخزين الأعمال الحالات التي تناسب فيها الوحدة الشركة. وهناك دليل منفصل عن تخزين بضائع التجزئة، وآخر عن تخزين العدد والمعدات.
قد يكون ذلك ممكنًا، لكن الحد الأدنى للإيجار ومدة الإشعار يختلفان بين الشركات. اطلب التواريخ والتكلفة الكاملة قبل التوقيع.
احجز قبل موعد وصول البضائع وقبل بدء ذروة المبيعات. واسأل إن كان العثور على الحجم المفضل يصبح أصعب في أشهر معينة.
اختر الوحدة وفق أكثر الأيام امتلاءً. وأدخل في حساب المساحة مواد العرض ومواد التغليف وممرًا واضحًا للوصول إلى البضائع.
قد يكون ذلك ممكنًا إذا توفرت وحدة أخرى. اسأل كيف يؤثر التغيير في السعر وتاريخ الفاتورة وشروط الإشعار.
تختلف ساعات الدخول بين المنشآت. وتأكد من أن الساعات المذكورة في العقد تناسب مواعيد التسليم المبكر والاستلام المتأخر وعطلات نهاية الأسبوع وكل من يحتاج إلى الدخول.
اسأل عن المستندات التي تطلبها المنشأة من الشركات، وعن الاسم الذي سيظهر في العقد والفواتير.